Der Einsatz eines Approval Plans hilft, die Arbeit der Fachreferenten von Bibliotheken zu vereinfachen. Individuelle, vorsortierte Anschaffungsvorschläge ersetzen die zeitaufwändige und fehlerbehaftete Sichtung aller Fachnovitäten.

Für die Massmann Internationale Buchhandlung GmbH (MIB) hat die iucon GmbH ein umfangreiches Approval Plan System entwickelt, und hierbei sowohl Backend als auch Frontend implementiert. MIB erhält im Backend detaillierte Informationen über Neuerscheinungen aus zwei Datenquellen, NEWBOOKS Catalog und Nielsen BookData. Dadurch kann MIB auf über 128.000 Verlage mit mehr als 8 Mio. Titeln zugreifen. Auf dieser umfangreichen Grundlage führt MIB Titelrecherchen durch und stellt individuelle Kundenprofile zusammen. Die Kunden, zumeist Fachreferenten von Forschungs- und Universitätsbibliotheken, erhalten auf Grundlage dieser Profile periodisch Vorschlagslisten. In dem von iucon generierten Frontend wählen die Kunden Titel aus den Vorschlagslisten zur Bestellung aus, lehnen sie ab, oder stellen sie für eine spätere Entscheidung zurück.

Besonderen Fokus legt MIB auf die individuelle Kundenbetreuung, unterstützt durch die Nutzerverwaltung des Approval Plan Systems. So steht jedem Fachreferenten ein persönlicher Ansprechpartner zur Seite, der ihn durch den Auswahlprozess begleitet und spezielle Wünsche für zukünftige Approval Pläne aufnimmt. Im Zuge dessen können auch Titel, die in den Datenquellen nicht enthalten sind, innerhalb des Systems manuell ergänzt werden. Ein Kundenstamm von zahlreichen Bibliotheken bestätigt den Erfolg dieser konsequenten Kundenorientierung.

Den nachhaltigen, modularen Aufbau des Approval Plan Systems unterstreicht IT-Dienstleister iucon durch Anbindung an das Warenwirtschaftssystem bookhit. Mit bookhit erweitert sich das Funktionsspektrum des Systems vom Auswahl- und Bestellvorgang, über die Disposition und Fakturierung bis hin zur Lagerhaltung.

Die iucon GmbH und NEWBOOKS Catalog weiten ihre Zusammenarbeit für die Thalia Medienservice GmbH aus. Neuestes Ergebnis der Kooperation ist ein Approval Plan, der individuelle Anschaffungsempfehlungen für Neuerscheinungen des Fachbuchmarktes liefert. Dies vereinfacht die sonst zeitaufwändige und fehlerbehaftete Sichtung aller Fachnovitäten. Thalia Medienservice muss lediglich Eingrenzungen z.B. nach Medientyp, Fachgebiet, Verlag oder Sprache vorgeben. Auf Basis dieses definierten Profils wird der Approval Plan von NEWBOOKS Catalog erzeugt und redaktionell betreut. Die Übermittlung der Anschaffungsempfehlungen erfolgt automatisch, ebenso wie ihre Integration in das Thalia-System.

In dem vom Hattinger IT-Dienstleister iucon programmierten Frontend sind die Detailinformationen des Approval Plans übersichtlich aufbereitet. Kunden der Thalia Medienservice, vornehmlich wissenschaftliche Fachreferenten großer Bibliotheken, können im Frontend relevante Neuerscheinungen markieren und Bestellungen auslösen. Profile für unterschiedliche Fachgebiete und umfangreiche Sortierfunktionen erleichtern die Auswahl.

Die Sächsische Landes-, Staats- und Universitätsbibliothek, Pilotkundin des neuen Nutzerinterfaces, signalisierte unlängst ihre Zufriedenheit mit dessen Funktionsumfang. Als Instrument für Zeitersparnis und Produktivitätssteigerung überzeugt der Approval Plan auch weitere Kunden, so dass Thalia Medienservice bereits mehrere Erweiterungen in  Auftrag gegeben hat.

Nach einem individuellen Newsletterservice stellt der Approval Plan eine weitere innovative Lösung von iucon und Newbooks Catalog für Thalia Medienservice dar.

Variierende Teilnehmerlisten, Programmänderungen, Verpflegungswünsche – den Überblick zu bewahren ist nicht nur für den Organisator einer Veranstaltung relevant. Auch deren Teilnehmer erwarten persönlich aufbereitete Informationen, die ihnen zeitnah zur Verfügung gestellt und aktuell gehalten werden. Und im Vorfeld tendieren Interessenten eher zu einer Anmeldung, wenn Inhalte und Ablauf übersichtlich dargestellt sind.

Die iucon GmbH hat mit semsys ein Instrument zum Management von Veranstaltungen entwickelt, das diesen Anforderungen gerecht wird. Von kleinen Workshops bis zu umfangreichen Tagungen: semsys unterstützt den Workflow des Organisators von der Vorbereitung über die Durchführung bis zur Nachbereitung seiner Veranstaltung.

Zur Bedienung des webbasierten Systems ist lediglich ein Internetbrowser erforderlich. Installation und Wartung entfallen. Stattdessen versorgt der Hattinger IT-Dienstleister das System regelmäßig mit kundenorientierten Updates. Die webbasierte Anwendung gewährleistet einen orts- und plattformunabhängigen Zugriff auf alle Funktionen. Davon profitieren auch die Teilnehmer. Sie melden sich über ein strukturiertes Formular an, in das sie auch zusätzliche Wünsche zu Übernachtung, Verpflegung oder dem Besuch von Einzelveranstaltungen eintragen können. Verschlüsselte Übertragung und regelmäßige Backups sorgen für Datensicherheit. Die digitale Anmeldung schafft wiederum Vorteile für den Organisator, da Fehleingaben verhindert und Rückfragen schnell geklärt werden können. Auch der modulare Aufbau von semsys hilft ihm, die wertvolle Ressource Zeit zu sparen. So können im Sinne eines Baukastensystems die Daten vorangehender Veranstaltungen erneut verwendet werden.

Mit semsys wird der Informationsfluss effizient und adressatengerecht geregelt. Dies reicht vom call for papers, automatisierten Anmeldebestätigungen, Programmhinweisen für die Referenten, Reservierungen für Catering und Tagungshotels bis hin zu individuellen Namens- und Tischschildern. Für die Teilnehmer nicht primär relevant, für den Veranstalter jedoch unerlässlich: auch das Backoffice lässt sich leicht mit semsys regeln. Rechnungen und die zugehörige Kommunikation können kosteneffizient digital abgewickelt werden.

Den Praxistest hat das System schon bestanden: Das Münsteraner Institut für soziale Arbeit e.V. hat semsys bereits für mehr als 250 Veranstaltungen mit über 15.000 Teilnehmern eingesetzt.

iucon GmbH, Bahnhofstraße 39, 45525 Hattingen

(Google Maps Link)

Für Kunden bieten sich vielfältige Vorteile: Da für den internationalen Expressversand die Kosten je nach Packmaß und Gesamtgewicht der Lieferung variieren, geben viele Onlineshops die tatsächlich anfallenden Versandkosten nur unter Vorbehalt an. Im Gegensatz dazu errechnet iuBIZ den Kunden des SIP Scootershop die Versandkosten in Echtzeit. Hierzu werden die in iuBIZ ERP hinterlegten Artikelgewichte und -maße der Ersatz- und Tuningteile für Motorroller abgefragt. Der Kunde kann somit transparent entscheiden, ob er den Express- oder Economy-Versand des auf schwergewichtige internationale Frachtlieferungen spezialisierten Logistikers in Anspruch nehmen möchte. Darüber hinaus werden durch die in iuBIZ integrierten WebServices Versandlabels zügig erstellt. In einer Evaluation hat FedEx die mit iuBIZ ERP generierten Versandlabels überprüft und als konform zertifiziert.

Die Kooperation mit dem amerikanischen Logistikspezialisten ermöglicht SIP Scootershop den Versand in über 30 Länder weltweit. Von den internationalen Kunden wird die neue Versandoption gerne angenommen – über 600 Pakete wurden seit dem Start der Kooperation im Dezember 2009 erfolgreich ausgeliefert. Die lückenlose weltweite Sendungsverfolgung rundet dieses Vorteilspaket für den Kunden bestens ab.

Microsoft Certified Partner zeichnen sich durch hohe Kompetenz und erstklassige Fachkenntnisse im Umgang mit Microsoft-Technologien aus. Um den Status des Microsoft Certified Partner zu erreichen, mussten zahlreiche Referenzprojekte eingereicht werden, die auf aktuellen Microsoft Plattformen entwickelt wurden und sich durch hohe Kundenzufriedenheit auszeichneten. Die Zusatzauszeichnung “ISV Software Solutions” wird speziell an Hersteller individueller Software vergeben. Hierdurch erhalten diese Zugriff auf die neuesten Technologien und eine intensive Unterstützung durch Microsoft.